La Autoridad Portuaria de Baleares (APB) ha alcanzado un hito significativo en su camino hacia la excelencia en la gestión documental al obtener el certificado AENOR de Sistema de Gestión para los Documentos según la Norma UNE-ISO 30301. Este logro consolida su compromiso con la eficiencia, la transparencia y el acceso inmediato a la información en todos sus puertos y islas, especialmente relevante en un archipiélago como Baleares.
Un sistema documental que garantiza la fiabilidad y la eficiencia
La obtención del certificado ha sido posible gracias a la implementación de un Sistema de Gestión Documental que ha optimizado los procesos internos de la APB, garantizando la fiabilidad, autenticidad, integridad y conformidad de toda la documentación. Este sistema robusto y eficaz permite a la APB gestionar sus documentos de manera eficiente, segura y transparente, asegurando la trazabilidad y el acceso a la información de forma ágil y sencilla para todos los usuarios.
Navegando hacia la transformación digital en un archipiélago
Consciente de los desafíos que plantea la insularidad, la APB ha hecho de la transformación digital su brújula estratégica. El nuevo Sistema de Gestión Documental facilita el acceso inmediato a la información desde cualquier punto del archipiélago, eliminando barreras geográficas y mejorando la comunicación interna y externa.
Colaboración de un equipo de expertos
En este proyecto han participado, por parte de la Autoridad Portuaria de Baleares como Director de Proyecto Carlos Sánchez; Jefe de Proyecto Jorge Verdejo, quien fue sustituido tras su jubilación por Javier Segovia; y Pedro Bauzá, Ingeniero en Informática y Responsable de la Oficina Técnica de Gestión Documental; Miguel Ángel Fernández, Consultor de AIX Consulting, y en la convivencia con la Norma ISO 9001 Jorge Martín Jiménez. Por la empresa RICOH el Director de Proyecto, Javier Díaz, la Jefa de Proyecto. Mery García, y la Consultora principal Carlota Bustelo, que han garantizado la buena marcha hacia el objetivo de implantar el sistema de gestión documental certificado según la Norma UNE-ISO 30301, integrando todos los procesos de negocio de la APB que disponen de aplicaciones integradas con el Sistema de Gestión para los Documentos.
Un sistema escalable y preparado para el futuro
El Sistema de Gestión Documental de la APB se ha diseñado con la capacidad de adaptarse a las nuevas exigencias normativas y regulatorias. Además, se está trabajando en su integración con otros sistemas de la organización y en la formación continua de los usuarios para garantizar su correcto uso y aprovechamiento.
Un horizonte de eficiencia, transparencia y rendición de cuentas
Entre los hitos previstos en la hoja de ruta de la APB se encuentran la digitalización completa de documentos, la integración con sistemas de gestión de expedientes y la distribución automática de asientos registrales. Estas iniciativas permitirán a la APB alcanzar nuevos niveles de eficiencia, transparencia y rendición de cuentas, consolidando su posición como referente en la gestión portuaria.
En definitiva, la obtención del certificado AENOR es un paso decisivo en el compromiso de la Autoridad Portuaria de Baleares con la mejora continua, la transparencia y la eficiencia en la gestión de sus documentos. Este logro no solo optimiza los procesos internos de la organización, sino que también contribuye a la buena gobernanza y a la rendición de cuentas ante la ciudadanía, valores fundamentales en la gestión pública.
Revista Aenor: Autoridad Portuaria de Baleares implanta la UNE-ISO 30301
Transformación Digital y Gestión de Proyectos 
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